“Genom Framåtfonden ger Svenska Spel och Riksidrottsförbundet samtliga SF en möjlighet att söka medel för att testa era idéer kring nya former av fysisk aktivitet för att få fler i rörelse och skapa rörelseförståelse för fler!”
Mer info här.
Ansökan om SF-stöd ska skickas in en gång per år tillsammans med diverse statistik. Deadline brukar ligga i augusti. Info för 2018 finns på Google Drive.
All information från RF kring SF-stöd sparas i Google Drive här av kansliet. Mail (i PDF-format) tillsammans med bilagor sparas i en mapp namngiven med datum då informationen gick ut från RF. Informationen ska även vidarebefodras till FS och GF samma dag som den kommer till SFF.
Kansliet ansvarar även för att deadlines läggs in i FS Att-göra-lista på Google drive här.
Genom ett samarbetsavtal med Svenska Spel kan specialidrottsförbund (SF) få ~100k per år med diverse marknadsförningsaktiviteter som motprestation (logga på hemsida, event, nyhetsbrev etc.). Mer info finns på Google Drive.
GF ansvarar för alla aktivteter kopplade till detta samarbetsavtal. All kommunikation som går till SFF ska vidarebefodras till GF samma dag.
Förbund har möjlighet att ansöka på medel för projekt inriktade på ungdomsverksamhet. Dessa medel är i samma storlekordning som det ordinarie SF-stödet. Mer information finns på Google Drive.
Medel som beviljas för IL används i de projekt som godkänts i utvecklingsplanen. RF gör ekonomisk uppföljning av dessa projekt. I övrigt är FS är fria att styra sina projekt själva. En projektmodell som GF kan använda för att styra sina projekt finns här
All information från RF kring Idrottslyft sparas i Google Drive här av kansliet. Mail (i PDF-format) tillsammans med bilagor sparas i en mapp namngiven med datum då informationen gick ut från RF. Informationen ska även vidarebefodras till FS och GF samma dag som den kommer till SFF.
Kansliet ansvarar även för att deadlines läggs in i FS Att-göra-lista på Google drive här.
Löpande bokföring görs i Fortnox. Rutiner finns här. Bokslut görs av kansliet och revideras av revisor som välj av årsmötet.
Dagordningar finns här och underlag samt protokoll på Google Drive. Protokollen publiceras på hemsidan när de är justerade, länk
Det finns en mall Google Docs mall för FS-protokollen. Information kring Google Docs och malla finns här
Beslut kan även fattas på mail på initiativ av ordföranden och sedan dokumenteras i följande protokoll för FS-möte. FS-representanter kan be orföranden att initiera mailbeslut på samma sätt som de kan be ordföranden kalla till FS-möte. FS-representant som inte besvarar mail inom 72 timmar överlåter till övriga represenanter att besluta. Suppleanter har möjlighet att delta i beslut då ordinarie representant inte deltar. I undantagsfall kan deadline för svar sättas till mindre än 72 timmar.
Genom att lägga in event i kalendern för användaren kalender@frisbeesport.se skickas mail till styrelsen och kansliet. Ange Avisering via epost och antal dagar innan eventet som påminnelsen ska skickas.
En fördelningsnyckel används för att fördela medel mellan GF. Denna nyckel förhandlas fram mellan GF för respekive år. Underlag finns på Google Drive.
FS ansvarar för att facilitera en process där fördelningsnyckel blir framtagen och signerad av GF före första utbetalningen av statsanslag (slutet av januari). Följande deadlines gäller för processen:
Det är viktigt att registret över medlemsföreningar är uppdaterat inför 31/12 då röstlängden bestäms. Underlaget från kansliet till styrelsen som fastställer röstlängden ska inkludera uppgift om när medlemsavgift betalats, medlemskap i grenförbund samt kopia på senaste årsmötesprotokoll. Styrelsen ska alltid informeras då förening läggs till och tas bort ur registret, med underlaget för detta bifogat.
En avstämnning av mailadresserna i Google Gruppen klubbmail@frisbeesport.se ska göras av kansliet minst en gång per år. Ett bra tillfälle att göra detta är samtidigt som medlemsregisret uppdateras. Google Gruppen administreras här
Då en förening ansöker om medlemskap i SFF är gången följande:
Här finns rutin för hantering av medlemansökan
Diverse lathundar finns på Google Drive och mailas till GF då uppdateringar görs.
Föreningarna får faktura för de medlemmar som har licens två (stämmer det?) gånger per år. På Google Drive finns underlagen.
Licenslista på hemsidan uppdateras 1 gång/vecka under tidigare del av året sedan 2 ggr/vecka då det händer destomer vad gäller nya licenser. Licenserna läggs in i en databas och syns sedan här.
I all kommunikation som går ut från kansliet är det viktigt att styrelsen är informerad. styrelsen@frisbeesport.se ska vara cc:ad i alla officiella mail från kansliset. Kansliet ska ha kopia på e-post som är av betydelse för kansliet och går till mellan SF, GF och medlemsföreningar.
All ingående mail till SFF ska gå till kansliet@frisbeesport.se.
Här väljs RF:s styrelse, förbund som ansöker om medlemskap i RF godkäns/avslås. Hålls varannat år. Mer information finns här.
SFF rangordnar tillsammans med GF de ansökningar som kommer in och skickar sedan vidare till RF. Mer information finns på svenskidrott.se
All tid som anställd personal lägger ner ska tidrapporteras. På Google Drive i mappen Kansliet finns ett Google Sheet ‘Tid 20XX’ där tidrapportering görs (XX är året tidrapporterna avser). Tid rapporteras i antal timmar per veckodag per aktivitet. För varje aktivitet ska även en kort beskrivning ges som anger vad tiden avser.
En semesterlista ska läggas upp för varje kalenderår på Google Drive i mappen Kansliet. Här lägger personal in semster som är planerad.
Kansliets arbete är fördelat på följande aktiviteter.
SFF:
SFF & GF:
GF:
Följande tidrapporteringskoder ska användas:
SFF_RF_SISU
SFF_Webb_mailadmin
SFF_Webb_mailadmin2
SFF_Bank
SFF_Bokföring
SFF_IdrottOnline1
SFF_IdrottOnline3
SFF_Styrelsearbete
SDFA_Bank
SDFA_Bokföring
SDFA_IdrottOnline1
SDFA_Styrelsearbete
SDFA_Idrottslyft
SDFA_IdrottOnline2
SDFA_IdrottOnline3
SDFA_IdrottOnline4
SDGF_Bank
SDGF_Bokföring
SDGF_IdrottOnline1
SDGF_Styrelsearbete
SDGF_Idrottslyft
SDGF_IdrottOnline2
SDGF_IdrottOnline3
SDGF_IdrottOnline4
SUF_Bank
SUF_Bokföring
SUF_IdrottOnline1
SUF_Styrelsearbete
SUF_Idrottslyft
SUF_IdrottOnline2
SUF_IdrottOnline3
SUF_IdrottOnline4
Semester
Kompledigt
VFF
Stadgarna ändras vid årsmöten efter proposition från styrelsen eller motion från medlem. Stadgarna finns på Google Drive och publiceras på hemsidan. Här ska även GF:s stadgar läggas.
Verksamhetsplan för 2017 finns här
Underlaget för verksamhetsplanen finns tillsammans med budget etc. tillsammans med övriga årsmöteshandling.
Statistik ska skickas in till WFDF en gång per år. Kongresser brukar hållas en gång per år i samband med en WFDF sdanktionerad tävling. Kongressmaterial etc. finns på Google Drive.
Material finns på Google Drive och publiceras på hemsidan. Protokoll från årsmöten publiceras på hemsidan
All officiell mailkommunikation med SFF:s kansli, dvs. alla mail som skickas till och från kansliet@frisbeesport.se, hanteras med ärendehanteringssystemet. Rutiner för ärendehantering finns beskrivna här.